BPMN – Business Process Model and Notation

La gestione dei processi di Business

Domandando al “tuttologo” ChatGPT il motivo per cui sia fondamentale saper mappare un processo di business, si ottiene una risposta esaustiva e ineccepibile (d’altronde non ci si poteva aspettare altrimenti!):

“Mappare un processo di business è cruciale per diverse ragioni che spaziano dall'ottimizzazione delle operazioni all'incremento della trasparenza e del controllo. “

Ottimizzazione, trasparenza e controllo. Obiettivi che qualunque business manager dovrebbe aver tatuato nella propria indole operativa ma che spesso rappresentano orizzonti complessi verso i quali spingersi se non si lavora sodo, e con i giusti strumenti, nel delineare la rotta necessaria per raggiungerli.

Ma quali sono le difficoltà più comuni che si riscontrano quando si tenta di ottimizzare al meglio i processi di business (magari con l’obiettivo di realizzare un “percorso digital”)? Di seguito un elenco di quelle che sono le complessità più frequenti che si riscontrano:

• Integrazione Complessa tra Sistemi: La difficoltà di integrare diversi sistemi informativi aziendali e applicazioni, spesso sviluppati con tecnologie e piattaforme diverse.
• Problemi di Comunicazione tra Sistemi: La difficoltà nel garantire una comunicazione efficace e senza errori tra sistemi eterogenei, necessaria per supportare processi aziendali complessi.
• Evoluzione e Adattamento dei Processi: La necessità di adattare rapidamente i processi aziendali alle nuove esigenze del mercato, ai cambiamenti nelle normative e alle innovazioni tecnologiche.
• Tracciabilità e Monitoraggio dei Processi: La difficoltà di tracciare e monitorare l'esecuzione dei processi aziendali in tempo reale, per identificare problemi e ottimizzare le prestazioni.
• Gestione delle Eccezioni: La difficoltà nel gestire eccezioni e situazioni non previste nei processi aziendali, che possono causare interruzioni e ritardi.

Nel tentativo di ovviare a certe complessità, nel primo decennio degli anni 2000, ha acquisito sempre più importanza l’adozione nelle aziende di procedure e tecniche di Business Process Management (BPM). Una disciplina che utilizza metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare e ottimizzare i processi aziendali. L’approccio a questa metodologia prevede l'identificazione e la documentazione dei vari passaggi e attività che costituiscono un processo, con l'obiettivo di comprendere come vengono eseguiti, quali risorse sono impiegate e come avviene la trasformazione dei dati nel corso del flusso di lavoro.

Il modello BPMN

Per concretizzare certi obiettivi e poter realizzare flussi di business modellando dall’inizio alla fine le varie fasi di un processo aziendale, nasce il Business Process Model and Notation (BPMN).
Si tratta dell’elemento chiave per la gestione dei processi aziendali, perché illustra visivamente una sequenza dettagliata di attività e flussi di informazioni necessari per completare un processo.

Alcuni cenni storici: la Business Process Model and Notation è stata creata dal Business Process Management Initiative (BPMI) e ha attraversato diverse revisioni. Nel 2005, questo gruppo si è unito all'Object Management Group (OMG), che ha preso in carico l'iniziativa. Nel 2011, OMG ha rilasciato BPMN 2.0, rinominando il metodo in Business Process Model and Notation. Questo ha portato alla creazione di uno standard più dettagliato per la modellazione dei processi aziendali, utilizzando una gamma più ampia di simboli e notazioni nei diagrammi dei processi aziendali.

Il BPMN permette di costruire dei diagrammi di processo (BPD – Business Process Diagram) che rappresentano dei grafi o reti costituite da ”oggetti” rappresentanti le attività di processo, collegati da flussi di controllo che definiscono la relazione logica, le dipendenze e l’ordine di esecuzione delle attività stesse. Il principale vantaggio del BPMN è che si tratta di uno standard con una sintassi chiaramente definita.
Inoltre, la maggior parte degli strumenti di modellazione supporta il BPMN, rendendo più semplice condividere e modificare i diagrammi anche utilizzando software diversi.

Gli elementi del BPMN

I principali elementi che caratterizzano la metodologia di BPMN sono:

Oggetti di flusso

• Eventi: è un'occorrenza che si verifica nel corso di un processo. Gli eventi influenzano il flusso del processo, hanno una causa o incidono in modo significativo sui risultati. Gli eventi sono rappresentati da cerchi, con simboli interni variabili in base al tipo di evento che si desidera attivare. Esistono tre tipi di eventi, classificati in base al momento in cui interagiscono nel flusso: Start, Intermediate e End.
• Attività: rappresenta un compito o un'operazione svolti all'interno di un processo. Essa può essere un compito elementare e atomico (task), che non viene ulteriormente suddiviso nell'analisi del processo e viene rappresentato con un rettangolo smussato.
• Gateway: rappresentato da un rombo, definisce i punti del processo in cui i flussi delle attività divergono o convergono. Viene utilizzato per rappresentare decisioni, biforcazioni in attività parallele o ricongiungimenti di attività parallele in un flusso unico. Specifici simboli all'interno del rombo indicano il tipo di meccanismo di controllo dei flussi.

Oggetti di collegamento

• Flusso di sequenza: una Sequence Flow viene utilizzata per indicare l'ordine di esecuzione delle attività in un processo ed è rappresentata graficamente da una freccia piena.
• Flusso di messaggi: un Message Flow rappresenta lo scambio di un messaggio tra due diverse attività o entità partecipanti al processo, una delle quali trasmette e l'altra riceve il messaggio. Graficamente, è indicato da una linea tratteggiata con una freccia vuota.
• Associazione: è usata per indicare una connessione diretta tra dati, testi o altri elementi. È utilizzata anche per rappresentare gli input e gli output delle attività, visualizzata graficamente con una linea tratteggiata e una freccia aperta alla fine.

Swimlane

• Pool: rappresenta un'entità organizzativa chiaramente definita che gestisce i propri processi e può interagire con altre unità organizzative. È simboleggiata da un rettangolo e serve a distinguere le responsabilità di quest'unità da quelle di altre, che potrebbero essere incluse in altre pool. Una pool può mostrare i dettagli interni del proprio processo oppure essere trattata come una "black-box", senza rivelare i dettagli interni.
• Lane: è una suddivisione all'interno di una pool. Può estendersi lungo tutta la lunghezza della pool, sia verticalmente che orizzontalmente. Le Lanes servono a organizzare e categorizzare le attività.

Artefatti

• Messaggio: è impiegato per descrivere i contenuti di una comunicazione tra due partecipanti.
• Data Object: vengono utilizzati per rappresentare i tipi di dati necessari o prodotti da un'attività. Vengono collegati alle attività tramite il connettore association.
• Annotazioni: consentono al modellista di inserire un testo esplicativo o un commento nel diagramma, al fine di fornire ulteriori informazioni a chi lo sta interpretando.
• Gruppo: è identificato da un rettangolo con gli angoli arrotondati e viene delineato con una linea tratteggiata. Questo raggruppamento può essere impiegato per scopi di documentazione o analisi, ma non ha alcun impatto sul flusso del diagramma.

iknow e il BPMN

Nella piattaforma ECM di Logical System, iKnow, il product manager può trovare un modulo integrato di BPMN editor (precisamente BPMN.io, un BPMN 2.0 web modeler) con il quale progettare i proprio workflow rendendoli poi attivi per gli utenti coinvolti.
I moduli iKnow saranno dunque disponibili per gli utenti coinvolti per avviare, avanzare e chiudere i processi realizzati al fine di mappare un intero flusso di business per ogni area e per ogni key users.

Elementi quali eventi, swim lane, sub-process, ecc…vengono organizzati dal progettista per realizzare un flow chart che copra totalmente tutte le sequenza mono o pluri-direzionali presente in un reale business process.

Al momento della pubblicazione, ogni elemento confluisce nelle logiche della suite iKnow, consentendo, da lì in avanti, di avviare quel processo secondo policy e gerarchie ben stabilite.
Il front-end di iKnow rappresenta dunque l’interfaccia attraverso il quale, tutti gli utenti coinvolti nel processo, hanno modo di registrare informazioni per scatenare possibili eventi del processo, monitorare lo stato di avanzamento del workflow o per consultare e/o catalogare documentazione.

Avere una soluzione sw in grado di combinare uno strumento di progettazione BPMN (design time) con un applicativo web based intuitivo e fruibile anche in mobilità che garantisca l’avviamento e l’evoluzione del processo stesso (runtime), consente di poter analizzare al meglio gli obiettivi aziendali, facilitare l'identificazione di aree di miglioramento, supportare una gestione più efficace e trasparente ma, soprattutto, ottimizzare concretamente i processi di business avanzando, quanto possibile, un percorso efficace di digital transformation.